하루 중 어쩌면 가장 많은 시간을 보내는 사무실 책상. 일이 술술 풀리는 환경을 위해, 두 팔 걷고 책상 정리에 나섰다. 에디터 안지나






Check List 사무실 책상 정리, 꼭 해야 할까?

- 필요한 서류나 물건을 1분 안에 찾지 못한다.
- 서랍은 늘 수납공간이 모자란다. 
- 언제 받았는지 알 수 없는 명함이 쌓여 있다.
- 1년간 사용하지 않은 펜, 노트 등의 물건이 있다.
- 책상 서랍은 물론 책상 위, 키보드, 전화 등 매일 사용하는 기기를 언제 청소했는지 기억이 안 난다.
- 몇 년치 업무 일지와 다이어리를 보관하고 있다.
- 일을 하다가도 딴짓을 자주 한다.
- 업무와 관련된 책 외에도 취미, 어학, 여행 관련 서적이 2권 이상 있다.
- 물건을 잘 버리지 못하는 성격을 가지고 있다. 
- 책상 위에 물건이 많아 팔을 움직일 수 있는 공간이 제한적이다.

Singles Says 위의 질문에 ‘Yes’가 3개 이하일 경우 ‘정리 우등생’이라 할 만하다. 그러나 4개 이상이 되면 책상의 이미지는 답답하고 지저분해 보이기 시작한다. 7개 이상일 경우 물건을 찾는 데 허비하는 시간만 하루에 30분 이상일 것이다. 책상 위에 물건이 많고 수납의 룰이 일정하지 않으면, 업무에 몰입할 시간과 에너지를 허비하기 쉽다. 

Expert Says 국내 1호 정리 컨설턴트, 윤선현은 정리의 달인이다. 과거 출판사에서 일을 할 때, 그의 사무실 책상은 흔히 ‘퇴사자 책상’이라 불렸다. 마치 퇴사한 사람의 자리처럼 책상 위에는 모니터와 키보드, 전화기와 마우스 등 아주 기본적인 물건만 놓여 있었다. 그의 사무실 책상 정리 기준은 단 하나다. ‘필요할 때 바로 쓸 수 있는가’이다. 업무에 활용하지 않는 물건은 과감히 버리거나, 동료와 나누거나 집으로 가져가야 한다. “퇴사자의 책상처럼 책상 위를 깔끔하게 비워두면 집중도 잘되고 물건은 자리를 찾아가게 됩니다. 물건의 정리는 곧 업무의 정리를 뜻합니다. 업무에 필요한 물건을 빠르게, 잘 찾도록 정리를 해두면 허둥대지 않고 일을 할 수 있습니다.” 정리전문가의 말처럼 책상 위의 물건 자리를 찾으려면 최소 한 달은 두고 여유롭게 정리를 해야 한다.






STEP 1 깔끔한 책상 청소법

정리를 시작하기 전, 책상 곳곳의 묵은때와 먼지를 제거해보자.



1 마른걸레
2 린스
3 극세사 걸레



1 스카치테이프
2 살균 소독 티슈
3 붓




모니터 청소

준비 도구>> 장갑형 극세사 걸레, 마른걸레, 린스 
얼마나>> 일주일에 2~3번 
어떻게>> 1 극세사 걸레로 모니터 윗면과 뒷면, 아랫면을 구석구석 닦는다. 
2 모니터 앞면은 정전기로 인해 먼지가 잘 달라붙는다. 마른걸레에 린스를 조금 묻혀 힘을 주어 닦는다. 
3 마른걸레로 화면을 닦는다.






책상 윗면 청소

준비 도구>> 장갑형 극세사 걸레, 살균 소독 티슈 
얼마나>> 매일 수시로 
어떻게>> 1 극세사 걸레로 책상 구석구석 먼지를 닦는다.
2 손이 자주 닿는 장소는 살균 소독 티슈로 닦는다. 
3 마른걸레로 한 번 더 닦는다.







키보드 청소

준비 도구>> 붓, 살균 소독 티슈, 마른걸레 
얼마나>> 매일 수시로 
어떻게>> 1 키보드를 뒤집고 손으로 탁탁 쳐 먼지를 턴다. 
2 붓을 이용해 자판 사이사이의 먼지를 턴다. 
3 살균 소독 티슈로 닦은 다음 마른걸레로 닦는다.







마우스 청소

준비 도구>> 붓, 스카치테이프, 살균 소독 티슈, 마른걸레 
얼마나>> 매일 수시로 
어떻게>> 1 붓으로 틈새 먼지를 턴다. 
2 스카치테이프를 말아 이어 붙인 뒤 마우스에 넣어 먼지를 제거한다. 
3 살균 소독 티슈로 한 번 더 닦는다.









STEP 2 책상 정리를 위한 준비 단계

사무실 책상 정리의 목적은 하나다. 서류, 물건 등 무언가가 필요할 때 바로 찾아서 쓰기 위함이다. 책상 정리에 정석은 없다. 업무가 조금씩 다르기 때문에 그에 따라 필요한 물건의 중요도도 다를 수 있다. 하루에 몰아서 하는 것보다 ‘천천히, 조금씩’ 정리할 것을 권한다.

A 현재 나의 주요 업무는 무엇인가?          
현재 일의 중요도와 빈도수에 따라 내 업무를 파악하는 것부터 시작한다. 정리는 결국 ‘나의 현재 업무를 잘 아는 일’에서 출발한다. ‘매일 하는 일, 자주 하는 일, 가끔 하는 일’ 이렇게 세 가지 목록으로 현재의 업무를 나누어본다. 업무 중요도에 따라 ‘매일 하는 일’에 필요한 물건은 가장 가까운 곳에 배치한다. 

B 어떤 물건을 남길 것인가?
1 매일 사용하지 않는 물건을 모두 모아 한 바구니에 담는다. 
2 그 안에서 일주일에 한 번 쓰는 물건을 뺀다. 
3 한 달에 한 번도 사용하지 않는 물건은 집으로 가져가거나 동료와 나누거나 혹은 버린다. 현재 업무에 활용하지 않는 물건은 버리거나 치우는 것이 포인트. 공용 서류함을 활용하거나 추후에 필요한 문서는 스캔을 한다.

C 물건은 어디에 둘 것인가?
매일, 그리고 자주 쓰는 물건을 책상 위에 남겼다면 이제 도구를 활용할 때. 취향에 따라 선호하는 수납 도구를 적극 활용한다. 서류케이스, 문구함, 수납함을 적극 활용한다. 매일 명함을 사용하는 사람이라면 손이 자주 닿는 모니터 옆에 수납함을 두고, 일주일에 한 번 사용하는 사람이라면 서랍에 둔다.






STEP 3 효과적인 책상 정리 팁

물건을 버리는 것만이 능사가 아니다. 정리에도 순서와 룰이 있다.

책상 위 매일 사용하는 물건 위주로 ‘퇴사자의 책상’처럼 꾸민다
책상 위의 물건을 최대한 비우면 시각적으로 단순화되어 업무 집중에 훨씬 효율적이다. 그렇다면 책상 위에는 어떤 물건을 둘 것인가? ‘현재 진행 중인 업무’에 필요하고, 매일 사용하는 물건을 둔다. 매일 책상 위의 물건들로만 하루의 업무가 이루어질 수 있도록 한다. 모니터를 가운데 기준으로 삼았을 때, 왼편에는 전화기, 티슈, 매일 보는 연락처 리스트, 달력을 둔다. 왼손으로 전화기를 받아 오른손으로 메모할 경우를 대비해 전화기는 왼쪽 자리에 두는 것이 낫다. 모니터 오른편에는 메모지, 매일 사용하는 물건을 둔 수납함, 현재 진행 중인 업무 관련 문서가 담긴 서류함이나 홀더를 둔다. 



TIP 3단 서류 트레이 사용법
1 현재 진행 중인 업무를 세 가지 기준으로 나눈다. 프로젝트별로 나눌 수 있고 프로젝트 마감 기한 순으로 나눌 수 있다. 혹은 오늘 할 일, 일주일 안에 할 일, 한 달 안에 할 일로 나눌 수 있다. 
2 세 가지 기준 으로 나눈 서류를 투명 파일에 담는다. 
3 파일 표면에는 포스트잇을 붙여 어떤 업무인지 적어둔다. 
4 가장 빈도수가 높은 순서대로 파일을 담는다. 




첫 번째 서랍 영양제와 여성용품, 여분의 문구를 둔다

매일 사용하는 펜은 한두 가지인데 괜한 욕심에 문구를 사 모아 서랍에 처박아 두고 있진 않나? 문구 욕심이 많은 이들이라면, 평상시 사용하지 않는 제품은 과감히 동료와 나눈다. 문구의 개수를 줄여 ‘진짜 사용할 물건’만 남긴다. 물건의 종류와 개수를 슬림화하면 어떤 것을 쓸지 고민하는 시간을 단축시킨다. 영양제와 치약, 칫솔, 렌즈세척액 등 매일 손이 가는 제품 위주로 첫 번째 서랍을 정리한다. 이때 영역이 구분된 서랍용 트레이가 큰 역할을 한다. 

TIP 서랍용 트레이에 물건 담기
1 구분이 되어 있는 서랍용 트레이를 준비한다. 
2 이때, 자주 쓰지 않는 펜과 남아도는 포스트잇은 동료들과 나눈다. 
3 문구의 카테고리별로 나누어 담는다.


두 번째 서랍 명함, 업무상 필요한 파일철, 메모지를 둔다

정리되지 않은 책상에는 몇 년 전 사용한 업무 일지, 언제 작성했는지 알 수 없는 메모 수첩이 복잡하게 쌓여 있다. 속을 열지 않으면 어떤 내용인지 확인할 길도 없다. 우선 내 명함, 업무상 꼭 필요한 문서만 담긴 파일철, 언제든 꺼내어 쓸 수 있는 새 메모지 하나만 둔 채 나머지는 정리를 시작한다. 

TIP 많은 부피를 차지하는 책과 서류는 어떻게 처리할까?
묵혀두고 쌓아두는 서류가 책상 곳곳을 어지럽힌다. 개인 서류와 메모, 서적을 깔끔하게 처리하는 팁은 ‘디지털화’에 있다.


세 번째 서랍 간식거리와 비상 우산, 철마다 사용하는 계절 아이템을 넣어둔다

당장은 필요 없지만 꼭 사무실에 있어야 하는 물건들 위주로 세 번째 서랍을 구성한다. 여름마다 꺼내는 USB 미니 선풍기, 겨울철에 요긴하게 사용하는 USB 가습기, 사무실 공기가 안 좋을 때 꺼내어 놓는 디퓨저 등등. 사무실에서 자주 사용하지만 부피가 커서 데스크 위에 꺼내두기 애매한 물건들을 세 번째 서랍에 둔다. 좋아하는 간식을 채워두거나 가끔 마시는 티백을 정리해 두어도 좋다. 티백은 구입한 패키지 그대로 사무실에 두기보다 종류별로 몇 개씩만 가져와 사무실에 두면 부피를 최소화할 수 있다. 지퍼락에 보관해도 좋고 칸이 나뉜 수납함을 사용해도 좋다. 

TIP 당장 버리거나 집으로 가져가야 할 물건들
1 예뻐서 구입한 인형 및 인테리어 소품. 
2 한 번도 마시지 않은 커피 가루나 티백. 
3 언제 쓸지 몰라 챙겨둔 성냥. 
4 유통기한이 지난 영양제.
5 1% 정도 남았지만 아까워서 버리지 않았던 핸드크림. 
6 누구에게 받았는지 기억조차 나지 않는 여행 기념품들. 
 

<출처 : singles>