보고서를 작성할 때 당신이 간과했던 몇 가지 룰을 김 대리의 뇌 구조에서 찾았다.







Rule 1 쉬운 표현과 짧은 보고서
장황한 대서사에 메시지가 불분명한 영화를 2시간 봤다면 피로와 짜증이 몰려오면서 뒷목이 뻐근해질 것이다. 시간 내서 봤는데 감동도 결론도 없을 때 짜증이 나는 건 박 팀장도 마찬가지. 시간을 쪼개 회의를 하고 미팅을 한 뒤 데스크에 앉아 한숨 돌릴 때, 당신이 어젯밤에 써놓고 간 ‘현황 분석 보고서’가 팀장의 눈앞에 놓여 있다고 치자. 안 그래도 바쁜 일정을 쪼개어 15장이 넘는 현황 보고서를 두어 장 넘기고 나면, 팀장의 인내심은 이미 바닥을 찍게 된다. 늘 바쁜 스케줄에 쫓기는 상사가 읽게 될 보고서는 내용과 표현이 간결하고 쉬워야 한다. 자신이 진행한 프로모션이기에 설명할 거리도 많고 A to Z 모든 걸 담고 싶은 마음은 이해하지만, 장황한 내용들을 빼고 뺄수록 담백하고 이해가 쉬운 보고서가 완성된다. 

Rule 2 상사에 맞는 보고서 쓰기
이 문서를 읽을 사람, 독자를 떠올리지 않고 무작정 보고서 작성에 돌입한다면? 하고 싶은 말, 전하고 싶은 메시지만을 핵심이랍시고 나열하게 될 것이다. 보고서의 ‘진짜 핵심’은 작성자의 니즈나 그날의 기분과는 전혀 상관이 없다. 상사가 보고서에서 가장 궁금해할 포인트가 무엇일지 곰곰이 적어본다. 독자의 니즈와 스타일을 적극 반영한 보고서는 퇴짜 맞고 구천을 떠돌 확률이 적다. 

Rule 3 결론으로 기선 제압하기
회사에서 쓰는 보고서, 메일, 제안서 외 모든 문서에서는 ‘기승전결’이 먹히지 않는다. ‘기승전’을 뛰어넘어 결론부터 내놓아야 한다. 그래야 보고 받는 팀장이나, 최종 보고자인 본부장, 임원들의 시간과 에너지를 절약할 수 있다. 결론부터 제시하는 습관을 들이려면 머릿속 내용을 한바탕 정리해 인과관계를 뒤집으면 된다. 이유부터 설명하기 전에 회의, 미팅 결과가 어디에서 끝났는지 정리해 보고한다. 

Rule 4 감 잡는 제목
제목에도 감이 필요한데, 재미나 창의적인 것과는 별개의 감을 뜻한다. 제목만 봐도 메일이나 보고서의 뒷장을 예측할 수 있는 그 ‘감’이어야 한다. 예를 들면 거래처 A사와의 미팅 시간에 대한 공지 메일을 팀원들에게 보내야 하는 상황이다. ‘미팅 공지’라는 추상적이고 보는 이로 하여금 물음표를 가지게 하는 제목은 가급적 피해야 한다. ‘A사 OO건 미팅 공지(B회의실 오후 2시)’의 제목과 비교하면 어떤 쪽의 제목이 더 끌리는지 생각해보면 답은 쉽다. 이럴 때 ‘NEIN’ 기법을 떠올리면 좋다. ‘구체적인 숫자를 제시하고(Number)’, ‘설명하고(Explain)’, ‘명사형을 쓰고(Ing verb)’, ‘읽는 사람의 필요를 자극하면(Need)’ 된다.




이렇게 따라 쓰면 되나요?

“결론이 명확하고 간결해서 좋아”라는 평가로 팀장, 부장을 감동시키는 김 대리의 보고서.  그 안에 숨어 있는 세 가지 기술을 추렸다.

1 중요한 숫자, 정보만 남기는 압축의 기술
김 대리의 보고서에는 쓸데없이 발견되는 접속사, 부사, 형용사가 없다. 팩트만 간결하게 전하고 주장은 확신에 찬 어조로 끝이 난다. 되도록 짧고 간단하게 쓰는 문장은 어딜 가나 환영 받는다. 이를 위해선 군더더기가 되는 정보들은 과감히 쳐내고 핵심만 남기는 기술이 필요하다. 보고서와 메일에 핵심만을 압축해 남기고 싶다면 굳이 보고서가 존재하지 않아도 무방한 글과 자료를 우선적으로 찾아낸다. 흔히 중언부언하느라 보고서의 핵심을 놓치는 경우가 많다. 김 대리의 보고서에는 이 세 가지가 반드시 있다. ‘왜 이 글을 쓰고 있는가, 그리고 무엇을 말하고 싶은가?’ 팀장의 요청에 의해 보고서를 만들었다는 이유로 보고서 안에서 내 주장이 사라지면 곤란하다. 

2 팀장을 이해시키는 소통의 기술
김 대리는 전문 용어와 복잡한 수치가 들어가는 페이지에서는 꼭 한 문장으로 요약을 하고 넘어간다. 텍스트, 문장, 문서의 기본은 ‘상대가 쉽게 이해할 수 있느냐’에 있다. 전달하고 싶은 이야기, 전하고 싶은 메시지를 꾸겨 넣는 것은 커뮤니케이션 매너가 아니다. 의사 결정자인 팀장, 부장이 쉽게 이해할 수 있는 텍스트를 만드는 것이 모든 보고서의 핵심. 이때엔 허영심과 자만심을 최대한 걷어내는 것도 방법이다. 실무자이기에 잘 알고 있는 개념, 혹은 담당자이기에 부풀리고 강조하고 싶은 부분이 있게 마련이다. 그러나 결론을 내릴 팀장이  그 개념을 어려워한다면 당신의 소통은 막히게 되어 있다. 그의 관심을 끌지 못하는 부풀리기는 과감히 삭제한다. 화려한 언변은 중요하지만, 보고서에서 화려한 개념과 단어는 필요가 없다.

3 숫자에서 의미를 뽑아내는 독해의 기술
김 대리는 보고서에 들어가는 그래프와 표 하단에는 반드시 그 표가 의미하는 바를 정리해 둔다. 이 표와 그래프가 왜 보고서에 존재하는지 그 메시지를 전달하기 위해서다. 한 장의 프로젝트 결과 보고서를 만들 때에도 수많은 통계와 숫자를 접하게 된다. 그중에서 가장 유의미한 숫자를 통계로 정리해 표를 만들고 보고서의 적정한 흐름 안에 넣어야 한다. 같은 판매치를 보고서 수익에 도움을 주는 메시지를 읽지 못하면 전혀 다른 결론이 나올 수밖에 없다. 그것이 하반기 매출에 어떠한 나비 효과를 가져올지 아무도 모른다.

<출처 : singles>