필요한 것을 얻고 부당한 것을 피할 수 있는 기술. 이것만 제대로 알아도 야근할 필요가 없다. 






원래 함께해야 할 일을 애걸복걸 부탁한 적이 있다. 84% Do
유관 부서에 있는 게 무슨 벼슬인가?


부탁하기 

1 돌직구를 던져라 서로 협조해야 하는 유관 부서의 담당자가 상급자인 경우, 당연한 요청조차 어렵게 느껴지는 경우가 많다. 하지만 우리에게는 이메일이라는 좋은 시스템이 있다. 앞에 서 있기만 해도 가슴이 두근두근 떨리는 상급자 앞에서 어려운 이야기를 직접 꺼낼 필요가 없다. 그렇다고 협조 요청 내용만 덩그러니 써 보내면 무례한 인상을 줄 수 있다. 쓸데없는 이모티콘이나 말줄임표를 생략하고, 내용을 짐작할 수 있는 제목, 간단한 안부 인사, 요청 내용을 명쾌하게 정리한 본문, 협조에 미리 감사하는 끝인사 정도면 충분하다. 

2 타당한 이유를 더하라 어딜 가나 업무 협조 내용을 제대로 듣지도 않고 짜증 먼저 내는 담당자가 있다. 그럴 때는 당연히 해야 하는 일임을 각인시켜줄 필요가 있다. 상급자에게 다짜고짜 대들 수는 없으니 이메일에 내가 일을 직접 처리하지 못하는 이유, 꼭 도와줘야 하는 이유 등과 함께 업무 분장 내용을 명확하게 담자. 업무와 관련된 담당자를 참조 목록에 넣어 함께 공유하면 상대방도 당연히 해야 하는 일을 피하기 어려운 상황에 처한다. 기록으로도 남으니 더욱 유용한 방법이다. 

3 상사 핑계를 대라 유관 부서에 업무 협조를 요청할 때 가장 확실한 방법. “부장님이 오늘 꼭 받아 오라고 하셨습니다” “팀장님이 함께 진행하라고 했습니다” 등 유관 부서의 담당자보다 더 높은 지위의 상급자 이야기를 하면 분위기를 단번에 바꿀 수 있다. 특히 이 방법은 상대방을 찾아가 말로 부탁할 때 더욱 효과적이다. 업무 협조를 구하겠다며 무작정 이메일에 상급자 핑계를 뒷담화처럼 장황하게 쓰면 나중에 곤란한 상황에 처할 수도 있다. 사전에 상사의 동의가 필요하다. 

4 감사 인사를 잊지 마라 부탁할 때는 급하니까 간절하게 매달리며 유관 부서를 달달 볶다가 업무가 끝나면 나 몰라라 관심을 끄는 경우가 있다. 그러다 보면 유관 부서에서 ‘싸가지’ ‘진상’이라 불릴 수 있다. 유관 부서와 함께 업무나 프로젝트를 하고 마무리할 때는 고맙다는 이야기를 빠뜨려서는 안 된다. 관련된 모든 사람에게 “고생하셨습니다. 덕분에 일을 잘 마무리할 수 있었습니다. 감사합니다”라고 이메일을 보내는 걸로 충분하다. 이런 감사 인사는 습관이 되면 좋다. 지금은 다른 부서에 있지만 언제 같은 팀에서 함께 일을 하게 될지도 모르니, 미리 좋은 인상을 쌓는 데도 도움이 된다. 그리고 감사 인사는 업무가 종료되는 즉시 보낼 것. 바쁘다고 차일피일 미루다보면 까맣게 잊기 쉽다.



거절하기 

1 시간을 벌어라 종종 내가 할 필요 없는 업무까지 유관 부서라는 이유로 요청 받는 경우가 생긴다. 같은 조직에서 지내는 탓에 단호하게 거절하기도 어려운데, 상대방이 상급자인 경우에는 이런 상황이 더욱 억울하게만 느껴진다. 이럴 때는 우선 시간을 벌 필요가 있다. “팀장님과 상의를 해봐야 할 것 같아요” 혹은 “저희 부서 일정 먼저 확인해봐야 할 것 같습니다” 등의 핑계를 대고 자리를 피한 다음 거절의 이유를 명료하게 정리해 이메일을 보내자. 

2 팀장과 상담하라 거절 이메일을 보내는 것이 망설여진다면 팀장이나 상급자와의 상담을 통해 문제를 해결할 필요가 있다. “□□□이 괴롭혀서 못 살겠어요. 힘듭니다” 식의 투정 대신 지금 당장 처리해야 하는 업무 등 우선순위를 분명하게 알리면서 “유관 부서에서 □□□을 요청하는데, 우리 팀이 굳이 나설 문제가 아닌 것 같습니다”라고 설명하는 게 좋다. 

3 자리를 피하라 쓸데없는 부탁으로 사람을 곤란하게 만드는 사람들은 대체로 포기할 줄을 모른다. “네가 내 후배니까” 혹은 “네가 잘하니까”라며 자기 일을 무작정 떠맡긴다. 업무 협조와 거리가 먼 경우도 많다. 이럴 때는 “죄송해요. 제가 지금 당장 회의에 들어가야 해서. 나중에 다시 말씀드릴게요” 같은 핑계를 대며 자리를 피하는 것이 상책. 이러한 ‘치고 빠지는 의사소통’은 평소에도 남을 배려하지 않는 사람의 요구를 거절할 때 효과적이다.
<출처: singles>